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Moteur de recherche d'offres d'emploi DGAFP

SECRÉTAIRE DE DIRECTION


Détail de l'offre

Informations générales

Organisme de rattachement

Etablissement public de santé Maison Blanche  

Référence

2018-147131  

Date de début de diffusion

26/11/2018

Date de parution

19/02/2019

Date de fin de publication

31/01/2019

Description du poste

Catégorie

C

Domaine fonctionnel

RIM - Ressources humaines

Métiers

RIM - Santé - Cohésion sociale
RIM - Services aux usagers

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou aux contractuels

Intitulé du poste

SECRÉTAIRE DE DIRECTION

Descriptif de l'employeur

NOM DU SERVICE : Direction des Ressources Humaines

Activité du service : Gestion du personnel non médical

Particularités du service :
La Direction des Ressources Humaines est organisée en 5 grands secteurs d'activité :
- gestion administrative et statutaire du personnel,
- gestion financière et des effectifs,
- service social du personnel, psychologue du personnel et œuvres sociales,
- santé au travail et prévention des risques professionnels,
- crèche.
La DRH gère environ 2200 ETP.
La DRH dispose d'un secrétariat- accueil au sein duquel travaillent trois secrétaires, qui assure le secrétariat des cadres et du service chargé de la gestion administrative et statutaire du personnel.

Description du poste

GRADE : Adjoint Administratif

Quotité de temps de travail : 100%

Horaires : 7h36 par jour – à définir sur l'amplitude 8h30-17h

DESCRIPTION DU POSTE : Missions

Mission générale : Organiser la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers. Organiser la gestion logistique (organisation de réunions, d'instances,…)


Missions principales :

• Secrétariat des DRH, des cadres de la DRH et du service
Gestion des agendas et prise de rendez-vous
Réception, filtrage et transmission des appels téléphoniques et des messages
Frappe et mise en forme de courriers et de documents divers
Reproduction et diffusion de documents et de dossiers
Organisation et préparation de réunions et de commissions (contacts avec les participants, réservations de salles, convocations…)
Formalisation de comptes-rendus de réunions et de commissions
Classement et archivage des documents de la Direction des Ressources Humaines
Réception, transmission et redistribution des parapheurs de documents soumis à la signature du DRH

• Organisation et gestion des instances
Organisation et préparation des comités techniques d'établissement : organisation logistique de l'instance, préparation et envoi des convocations, des ordres du jour et des dossiers, participation aux séances pour prises de note, mise en forme et correction des procès-verbaux après relecture, diffusion des procès verbaux, des avis et vœux, mise à jour des tableaux de suivi et des dossiers finalisés…)
Organisation et préparation des commissions administratives paritaires : organisation logistique des commissions, préparation et envoi des convocations et des dossiers, diffusion des procès verbaux

• Organisation des concours
Organisation logistique des concours, préparation et envoi des convocations, préparation des dossiers, mise en forme et affichage des résultats

• Autres missions
Préparation des envois de pièces à la Trésorerie
Gestion des parutions d'annonces dans des revues spécialisées
Mise en ligne des profils de poste sur les sites institutionnels
Préparation des avis internes de vacance de postes
Préparation des assignations du personnel en cas de grève
• Accueil
Accueil physique et téléphonique des agents
Réception, tri, enregistrement et distribution du courrier
Information et orientation des agents
• Missions ponctuelles
Gestion des vignettes de stationnement
Réservation et suivi des billets de train et d'avion dans le cadre de missions hors formation continue
Participation aux élections professionnelles…

DESCRIPTION DU POSTE : Relations fonctionnelles

- avec les agents
- avec les responsables de service
- avec les partenaires sociaux
- avec des structures extérieures à l'établissement

Descriptif du profil recherché

DESCRIPTION DU POSTE : Organisation du travail

- travail en équipe (avec les autres secrétaires, avec les gestionnaires paie-carrière, avec les cadres de la DRH)
- prise d'initiatives
- responsabilités

PROFIL DU (DE LA) CANDIDAT(E) RECHERCHE

Connaissances professionnelles :
- techniques de secrétariat
- outils bureautiques
- fonctionnement d'un établissement public de santé
- notions relatives à la fonction publique hospitalière
- logiciel dédié à la gestion administrative hospitalière

Expériences professionnelles : Une expérience professionnelle dans le domaine du secrétariat de direction de 10 ans serait hautement appréciée.

Aptitudes et savoir-faire requis :
- sens de l'organisation et capacité à gérer par priorités
- rigueur professionnelle
- discrétion professionnelle
- sens de la communication
- sens de la diplomatie et capacité à gérer des contacts parfois difficiles
- goût pour le travail d'équipe et polyvalence
- sens de l'accueil et du contact, goût pour la relation humaine

Localisation du poste

Localisation du poste

Europe, France, Ile-de-France, Paris (75)

Lieu d'affectation

Paris, France

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

75014

Demandeur

Date de vacance de l'emploi

27/11/2018