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Moteur de recherche d'offres d'emploi DGAFP

Secrétaire administratif et pédagogique F/H (réf.FDLS4)


Détail de l'offre

Informations générales

Organisme de rattachement

Sorbonne Université – Faculté des sciences et Ingénierie  

Référence

2019-156584  

Date de début de diffusion

24/01/2019

Date de parution

17/02/2019

Description du poste

Catégorie

B

Domaine fonctionnel

RIM - Enseignement supérieur - Recherche

Métiers

RIM - Affaires générales

Nature de l'emploi

Ouvert aux contractuels

Intitulé du poste

Secrétaire administratif et pédagogique F/H (réf.FDLS4)

Descriptif de l'employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.

Sorbonne Université dispose d'un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d'une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l'université dans leur périmètre sur la base d'un contrat d'objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l'université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Descriptif de l'employeur (suite)

Présentation de la Direction :
Département de Master Sciences de l'Ingénieur, dont l'effectif administratif global actuel est de six secrétaires et demi pour 700 étudiants. Le département est rattaché à la faculté des sciences et ingénierie.

Localisation :
Campus Pierre et Marie CURIE
4 place Jussieu - 75005 Paris

Description du poste

Fonctions : Secrétaire administratif et pédagogique F/H
Catégorie : B
Corps : Technicien de recherche et de formation
BAP : J

CDD de 6 mois.

Mission :
Dans le cadre du programme international de master Msc TiH (Technological Innovation for Health) soutenu par l'EIT Health, l'agent devra gérer l'ensemble des étudiants (40 étudiants environ) du programme, sur les 5 universités partenaires : Univ Barcelone, Univ. Lisbonne, Univ. Polytechnique Madrid, Univ. Grenoble-Alpes et Université Sorbonne Université, en collaboration avec les équipes locales de gestion sur les 5 sites.
Cette gestion comprend les opérations administratives et pédagogiques, l'aide à la mobilité (bourses), la collecte et l'archivage des résultats, l'archivage des cours, la préparation des dossiers de candidature, l'organisation des jurys en partenariat avec les Universités du programme …

L'agent assistera le responsable de MsC TiH dans la gestion du programme avec l'EIT Health, en particulier au niveau administratif (suivi du projet, gestion du budget EIT, procédures administratives de l'EIT, logiciel Plaza …).

Activités principales :
- Réaliser des opérations de gestion administrative (gérer les conventions de stage, inscrire administrativement les étudiants inscrits au parcours IPS) ;
- Réaliser des opérations de gestion liées aux activités pédagogiques des étudiants (dossiers de candidature WEB et des contrats pédagogiques) ;
- Saisir et mettre en forme des documents divers (relevés de notes, emplois du temps, attestations de résultats) ;
- Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier ;
- Assurer les relations avec le service du planning (salles, copies d'examen, etc.…), suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs ;
- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement du Département (informer les étudiants et les enseignants) ;
- Organiser les jurys de délibération ;
- Participer aux opérations de logistique (distribution de PC portables, vidéoprojecteurs destinés aux enseignants) ;
- Classer et archiver les documents d'informations ; Enregistrer les messages et rendre compte ; Renseigner les tableaux de bord.

Conditions particulières d'exercice

L'agent pourra être amené à effectuer des déplacements dans les universités partenaires (organisation, animation et suivi des réunions de pilotage, de la commission commune de recrutement…).

Descriptif du profil recherché

Connaissances transversales requises :
- Maitrise de l'anglais écrit et parlé
- Connaissance de l'espagnol et/ou du portugais
- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France
- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
- Réglementation applicable à son domaine d'activité professionnelle

Savoir-faire requis :
- Utiliser les logiciels CASPER et APOGEE

Savoir-faire transversaux :
- Informer et rendre compte à sa hiérarchie
- Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels
- Rechercher l'information, la vérifier et la classer
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir être :
- Proposer des améliorations
- Autonomie, méthode et rigueur
- Sens de l'organisation et de la coordination
- Aptitude à travailler en équipe
- Disponibilité, discrétion et confidentialité
- Sens du contact et des relations humaines
- Polyvalence et capacité d'adaptation

Informations complémentaires

Informations complémentaires

CDD de 6 mois.

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante : sciences-drh-recrutement@sorbonne-universite.fr

Localisation du poste

Localisation du poste

Europe, France, Ile-de-France, Paris (75)

Lieu d'affectation

75005 Paris, France

Niveau d'études min. requis

Niveau IV : Baccalauréat général, technologique ou professionnel