En poursuivant votre navigation, vous acceptez l’utilisation de cookies à des fins d’authentification et d’ajout de favoris. En savoir plus
Moteur de recherche d'offres d'emploi DGAFP

Secrétaire de direction


Détail de l'offre

Informations générales

Organisme de rattachement

Université de Lyon 2  

Référence

2018-144312  

Date de fin de publication

30/11/2018

Description du poste

Catégorie

C

Domaine fonctionnel

Affaires générales

Autres domaines fonctionnels

Education et formation tout au long de la vie / Enseignement supérieur - Recherche / Affaires juridiques / Communication

Statut du poste

Vacant

Nature du poste recherché

Titulaire ou contractuel

Intitulé du poste

Secrétaire de direction

Descriptif de l'employeur

Créée en 1973, l'Université Lumière Lyon 2 est considérée comme la deuxième université française en lettres, langues, sciences humaines et sociales. L'Université Lumière Lyon 2 accueille sur deux campus principaux près de 28 000 étudiant·es, de la licence 1 au doctorat. Elle compte 13 composantes (unités de formation et de recherche - UFR - instituts et département) réparties dans 2 secteurs de formation et de recherche : lettres, sciences humaines et sociales (LSH) et droit, économie et gestion (DEG).

Avec 35 entités de recherche reconnues dont 16 UMR (Labellisées CNRS) et une FRE (membre du réseau des MSH), l'Université Lumière Lyon 2 est aujourd'hui un pôle majeur de formation et de recherche, ouvert sur son environnement régional, exerçant un rayonnement national, et résolument tourné vers la coopération scientifique internationale.

Descriptif de l'employeur (suite)

L'Université Lumière Lyon 2 recrute un-e assistant-e de direction pour l'UFR TT.

Poste à 100% basé à Bron.

Description du poste

L'assistant-e de Direction assure le secrétariat de la Direction (Doyen et CSAF), ainsi que diverses missions transversales.

ACTIVITES PRINCIPALES

 1/ Accueillir, informer et communiquer
- Accueil téléphonique et physique des personnels et des usagers de l'UFR ; filtrage des appels pour le Doyen et la/le CSAF, et la scolarité pour certaines périodes ;
- Gérer l'agenda du Doyen et de la/du CSAF ; Gestion du planning des réunions
- Mettre à jour la signalétique des bureaux (ens. et adm.)
- Informer et afficher : suivre et mettre à jour l'affichage ; Réaliser des supports de communication : affiches, documents divers

 2/ Secrétariat
- Trier, ouvrir et tamponner le courrier arrivé, le distribuer ; gérer les parapheurs pour le Doyen et la/le CSAF et transmission de courriers divers sous bordereau
- Assurer la rédaction et la mise en page de documents ; Divers tableaux et enquêtes à compléter pour le Doyen et la/le CSAF
- Instruire les dossiers confiés (constitution et synthèse des documents) ; préparer et organiser les dossiers d'aide à la décision
- Aider à l'organisation matérielle du conseil d'UFR (convocation, photocopies…), Préparer, classer et archiver les dossiers présentés en conseil d'UFR,
- Mettre à jour l'annuaire de l'université et celui interne à l'UFR (et diffusion),
- Saisie des congés BIATSS dans le logiciel dédié
- Publipostage de la taxe d'apprentissage (requête Pstages) en octobre.

 3 / Missions transversales
- Antenne financière : Réceptionner et assurer le suivi des autorisations de déplacements après signature du doyen ; saisie et édition des ordres de mission dans SIFAC ; gestion des missions (réservations), CA, tableaux et courriers divers, bordereaux ; gestion et suivi des remboursements
- Réservations de salles : interlocuteur de l'UFR pour la cellule ADE et le service planning. Réservations de salles pour les conseils et diverses réunions, gestion des salles de travail pour les étudiants (E1037 et E1038), des ponctuels, du VEU (cours communs) et des demandes de salles transversales ; Gestion du planning de la salle de réunion. Consultation d'ADE Campus pour les salles de l'UFR.
- Scolarité : accueil téléphonique des étudiants, les renseigner sur des questions simples (logiciel de scolarité Apogée en consultation) ; aide au traitement des dossiers d'accès ; aide à la saisie des emplois du temps dans ADE (planification et salles) et vérifications des saisies ; aide à la saisie des notes et des AI.

 4/ Participation à la gestion matérielle de l'UFR
- Signaler aux services concernés les pannes et les problèmes techniques des locaux, vérifier les problèmes de chauffage, tickets Hotline, etc…
- Assurer la gestion des copieurs mis à disposition dans la composante : Approvisionner en papier les copieurs, Attribuer les codes aux utilisateurs, Gérer les quotas de copies, signaler les pannes, commander les cartouches et le papier, envoi des cartouches vides à RIME PDA.
- Gérer et transmettre les de

Conditions particulières d'exercice

Pic d'activité à l'automne (rentrée, saisie des ordres de mission)

Polyvalence et Disponibilité

Descriptif du profil recherché

SAVOIRS GENERAUX, THEORIQUES OU DISCIPLINAIRES

Connaissances des normes administratives, notions de base sur la scolarité
Techniques de communication orale et écrite
Techniques de gestion administrative et de secrétariat

SAVOIRS SUR L'ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL

Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'université et de la composante
SAVOIR-FAIRE
Maitrise des logiciels de bureautiques et des outils de communication (messagerie, BV, intranet)
Maitrise de ADE Campus, SIFAC, Pstages, et logiciel de congés
Connaissance du logiciel de scolarité Apogée en mode consultation
Savoir rendre compte, respecter les procédures
Savoir s'adapter, Travailler en équipe

COMPORTEMENTS ATTENDUS
Disponibilité et initiative, Polyvalence
Rigueur et sens de l'organisation
Discrétion et Confidentialité sont incontournables
Sens des priorités et réactivité

Ouverts aux contractuels

Oui

Informations complémentaires

Informations complémentaires

Vous êtes prier d'envoyer uniquement par mail votre candidature (CV + LM) à drh-recrutement@univ-lyon2.fr

Localisation du poste

Localisation du poste

Europe, France, Auvergne-Rhône-Alpes, Rhône (69)

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

BRON

Demandeur

Personne à contacter (mail)

drh-recrutement@univ-lyon2.fr

Pièces jointes

Document joint 1

Secretaire de direction UFR TT.pdf (224 Ko) Télécharger la pièce jointe